南方科技大学申办国际会议管理办法

（征求意见稿）（2017年1月修订版）

第一条  为规范南方科技大学（以下简称“学校”）申办国际会议管理工作，根据《关于在粤举办国际会议的管理细则》（粤办发〔2007〕15号）、《广东省教育厅关于明确我省高校申请在粤举办国际会议有关事项的通知》（粤教外函〔2015〕144号）以及深圳市人民政府外事办公室（以下简称“市外办”）关于在深举办国际会议的有关规定，现制定我校申办国际会议管理办法如下。

第二条  国际会议的定义：指参会者来自三个或三个以上国家（含我国）在华举办的会议。主要包括：国际组织委托中国有关机构举行的年会、例会及其它会议；综合性国际组织在华举办的各类会议；涉及某一专门学术领域或是为某一课题举办的国际研讨会。各种国际比赛、国际博（展）览会和涉外文艺演出等不适用。凡属国际会议，均需按照规定流程报批后方可办会。

第三条  国际会议申报材料：填写《南方科技大学举办国际会议申报表》（以下简称《申报表》），并按照表格中的要求提交相关材料，具体内容包括会议基本信息、参会人员情况、经费来源等。

第四条  国际会议申报时间：举办国际会议须于上一年度10月1日前向学校报送会议计划。举办一般性国际会议，各院系、各部门应至少在对外宣布或承诺举办国际会议前5个月向学校提交申请。举办重大国际会议（人文社科类：外宾人数100人以上或会议总人数400人以上；自然科学类：外宾人数300人以上或会议总人数800人以上）应至少在对外宣布或承诺举办国际会议前7个月向学校提交申请。未能按时办理会议申报者，学校不予受理。

第五条  国际会议申报流程：拟申报国际会议的各院系、各部门应先完成校内审批程序，再由学校报送上级部门审批。

（一）校内审批流程：拟申报国际会议的各院系、各部门应按本办法第三条规定准备会议申报材料，《申报表》须经由院系/部门负责人审批，然后依次报送科研部/教学工作部（依会议性质定）、财务部、国际合作部审批，最后报送分管校领导审批。如会议主题、内容、参会人员背景中的任一项涉及政治敏感事项，应上报书记、校长审批。各院系、各部门完成以上校内审批流程后，应将完整的会议申报材料（纸质版和电子版）提交至国际合作部，由国际合作部报送上级部门审批。

（二）报送上级部门：学校按会议内容和性质报市外办审批，同时报省教育厅备案。如同时邀请香港、澳门或台湾地区代表参会，学校需先将代表名单报市港澳办或市台办审核，取得其书面意见后方可报市外办。市外办审核后报送市政府审批，并在取得市政府同意函后向省外办报批。省外办完成审批后，将结果书面通知市外办。申报单位在取得批文后，方可对外承诺举办国际会议。

第六条  申报单位说明：单独举办者，由主办单位负责申报；若干单位联合举办者，由牵头单位负责申报；中外联合举办者，由联办的中方单位负责申报。

第七条  会议总结：会议结束后两个月内，举办单位提交会议总结，具体参看《国际学术动态》撰稿要求。

第八条  本办法由国际合作部负责解释。